Varsling av overtredelser og avvik

Hva er Ragn-Sells sin varslingslinje?

Ragn-Sells’ varslingslinje for misligheter er et omfattende og konfidensielt rapporteringsverktøy som hjelper alle i selskapet og eksterne interessenter til å samarbeide for å håndtere misligheter og brudd på Ragn-Sells’ etiske retningslinjer, selskapsdirektiver eller lokale lover. Dette for å sikre at Ragn-Sells’ driver sin virksomhet i samsvar med etiske prinsipper, lover og forskrifter. Rapporteringsverktøyet hostes og håndteres av Ernst & Young AS (EY).

Hva skjer når jeg sender inn et varsel?

Når et varsel er sendt inn, mottar EY den. EY registrerer så varselet i et saksbehandlingssystem, og sender den første rapporten til Ragn-Sells’ team for regeletterlevelse og konsernsjefen. De foretar deretter en innledende vurdering for å avgjøre om rapporten gjelder et reelt brudd på selskapets regler og om det kreves en undersøkelse. Hvis rapporten oppfyller disse kriteriene, anbefaler de at saken undersøkes nærmere. Du vil bli underrettet om resultatet av undersøkelsen.

Hvis det anbefales at rapporten undersøkes, utføres dette av konsernets avdeling for regeletterlevelse eller en annen relevant funksjon. Ulike saker kan kreve ulike typer etterforskning, men alle undersøkelser følger en rettferdig prosess og utføres så raskt og effektivt som mulig. Når undersøkelsen er fullført, formidler konsernets avdeling for regeletterlevelse resultatet til alle relevante parter. Hvis det oppdages at et regelbrudd har funnet sted, iverksettes det tiltak for å holde folk ansvarlige og forbedre prosessene våre for å forhindre fremtidige regelbrudd og misligheter.

Hva om bekymringen min angår et medlem av lederteamet eller et medlem av konsernets avdeling for regeletterlevelse?

I så fall vil varselet bli henvist til en egnet person i konsernets juridiske avdeling for håndtering der. Vedkommende vil også vurdere om saken skal bringes videre til styrelederen.

Ragn-Sells har nulltoleranse for gjengjeldelser mot medarbeidere som rapporterer misligheter i god tro og som bidrar i en eventuell undersøkelse av saken.

Hvordan opprettholdes anonymitet og konfidensialitet i Ragn-Sells sin varslingslinje?

All informasjon om saken behandles konfidensielt så langt det er mulig. Kun autoriserte personer har tilgang til systemet, og informasjonen er underlagt regler og forskrifter om personvern. Systemet sporer ikke telefonsamtaler og du kan velge å være fullstendig anonym. Hvis du varsler anonymt, lagres det ingen informasjon som kan identifisere deg, for eksempel nettlesertype og -versjon, IP-adresse eller operativsystem.

Er selskapets telefon-hotline også konfidensiell og anonym?

Ja. Du vil bli bedt om å oppgi samme informasjon som i et internettbasert varsel. Intervjueren skriver inn svarene dine direkte i et sikkert miljø i Ragn-Sells sitt rapporteringsverktøy. Det anvendes samme sikkerhets- og konfidensialitetstiltak for telefonbaserte rapporter som for internettbaserte rapporter.

Hvor havner disse rapportene? Hvem har tilgang til dem?

Rapportene legges direkte inn på en sikker server for å forhindre eventuelle brudd på sikkerheten. De deles kun gjennom passordbeskyttede filer med spesifikke etterforskere i selskapet som er utnevnt til å evaluere rapporten, basert på typen problem og hvor hendelsen fant sted.

Hvilken type situasjoner bør jeg varsle om til Ragn-Sells sitt team for regeletterlevelse?

Varsling av regelbrudd eller misligheter innebærer at du rapporterer uakseptable situasjoner i virksomheten til noen som kan gjøre noe med det. Uakseptable situasjoner er brudd på lover, regler, generelt aksepterte etiske normer, andre eksterne forpliktelser eller Ragn-Sells sine etiske retningslinjer og selskapsdirektiver.

Noen eksempler på regelbrudd eller misligheter:

• underslag, tyveri eller andre former for kriminalitet
• brudd på sikkerhetsregler
• upassende gaver, bonuser eller betalinger
• mobbing, diskriminering og trakassering
• omstendigheter som kan utgjøre en fare for liv eller helse
• ulovlig forurensning
• illojalitet
• brudd på konkurranseregler
• upassende atferd

Vær oppmerksom på at varslingslinjen ikke er en nødtjeneste. Kontakt lokale myndigheter hvis varselet gjelder en livstruende situasjon.

Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt er et brudd på Ragn-Sells sine etiske retningslinjer, selskapsdirektiver eller lokale lover, men jeg har en følelse av at noe er galt. Hva bør jeg gjøre?

Send inn et varsel. Vi vil heller at du rapporterer en situasjon som viser seg å være ufarlig enn å la mulig uetisk atferd forbli upåtalt fordi du var usikker.

Hva om min overordnede eller andre ledere er involvert i et regelbrudd?

Ragn-Sells sin varslingslinje og rapportdistribusjonsprotokoll er utformet slik at impliserte parter ikke blir varslet om en pågående etterforskning. Rapporten er bare tilgjengelig for spesifikke etterforskere i selskapet som er utpekt til å evaluere den. Det vil si at den impliserte personen aldri har tilgang til rapporten.

Hvordan varsler jeg om saker som ikke kan rapporteres via Ragn-Sells sin rapporteringslinje?

Slike saker skal rapporteres til din arbeidsleder/overordnede, HR-direktøren, regeletterlevelsesansvarlig eller konsernsjefen.

Hva om jeg husker noe viktig om situasjonen etter at jeg har sendt inn rapporten?

Når du sender inn et varsel, enten via internett eller varslingslinjens kontaktsenter, kan du kontakte EY på telefon, men da ikke anonymt. Du kan også sende inn et nytt varsel i nettløsningen. Hvis du har valgt å være anonym, er det mulig å kommunisere direkte med EYs varslingssenter anonymt via vår nettløsning eller ved å benytte telefonløsningen. Du kan kommunisere sikkert og anonymt med EY via deres anonyme chat-tjeneste. Der er det også mulig å laste opp dokumenter. I den anonyme chat-tjenesten vil du bli informert om hvordan rapporten blir fulgt opp.

Kan jeg varsle om mine bekymringer anonymt?

Ja. Hvis lokale lover tillater det, kan du varsle om bekymringer anonymt.

Kan jeg risikere gjengjeldelser hvis jeg varsler om en sak?

Ragn-Sells aksepterer ikke noen form for gjengjeldelser mot en medarbeider eller forretningspartner som varsler om sine bekymringer i god tro. Hvis du mener du er blitt utsatt for gjengjeldelser av noe slag, vennligst rapporter det slik at selskapet kan undersøke saken.

Hvordan får jeg tilbakemelding om min varsling?

Etter at du har sendt inn et varsel, og hvis du har valgt å ikke være anonym, kommer EY til å sende deg en kort bekreftelse på at rapporten er mottatt og blir behandlet. Om nødvendig kan du kontakte EY for ytterligere spørsmål. Hvis du velger å oppgi kontaktinformasjonen din til EY sitt varslingssenter, opprettholdes anonymiteten din overfor Ragn-Sells dersom du krever det. Hvis du velger å avsløre identiteten din utelukkende til EY, vil de kontakte deg for å følge opp saken. Hvis du velger å være fullstendig anonym, er det som nevnt ovenfor mulig å kommunisere direkte med EYs varslingssenter anonymt via vår nettløsning eller ved å benytte telefonløsningen. Du kan kommunisere sikkert og anonymt med EY via deres anonyme chat-tjeneste. Der er det også mulig å laste opp dokumenter. I den anonyme chat-tjenesten vil du bli informert om hvordan rapporten blir fulgt opp.